Art. 4 ust. 2 ww. ustawy informuje: „W terminie do dnia 30 września roku poprzedzającego rok budżetowy, którego dotyczy wniosek, sołtys przekazuje wójtowi (burmistrzowi, prezydentowi miasta) wniosek celem uwzględnienia go w projekcie budżetu gminy”.

Procedurę odwoławczą reguluje art.4 ust. 5 ww. ustawy: „Wójt (burmistrz, prezydent miasta) w terminie 7 dni od dnia otrzymania odrzuca wniosek niespełniający warunków określonych w ust. 2-4, informując jednocześnie o tym sołtysa. Sołtys może w terminie 7 dni od dnia otrzymania tej informacji podtrzymać wniosek, kierując go do rady gminy za pośrednictwem wójta (burmistrza, prezydenta miasta).”

Wniosek o fundusz sołecki może zostać wyłącznie podtrzymany – nie można do niego wprowadzać żadnych poprawek, nawet jeśli zawiera błędy. Nie można również przywrócić terminu do złożenia wniosku o przyznanie środków z funduszu sołeckiego.
„W przypadku podtrzymania wniosku przez sołtysa, rada gminy rozpatruje ten wniosek w terminie 30 dni od dnia jego otrzymania. Wójt (burmistrz, prezydent miasta) związany jest rozstrzygnięciem rady gminy w tym zakresie” (art. 4 ust 6, ustawy o funduszu sołeckim).
Opisany wyżej problem ilustruje przykład ujęty w uchwale nr 6512009 z dnia 30 grudnia 2009 r. Kolegium Regionalnej Izby Obrachunkowej w Kielcach.

Regionalna Izba Obrachunkowa w Kielcach - Zespół Zamiejscowy w Sandomierzu stwierdziła nieważność uchwały Rady Gminy w Klimontowie nr XXXIII/248/09 z dnia 19 listopada 2009 r. w sprawie rozpatrzenia wniosku sołectwa Byszów.

zwracając uwagę na co następuje:

„Wyżej wskazana ustawa o funduszu sołeckim nie daje kompetencji Radzie Gminy do przywracania terminu do złożenia przez sołtysa wniosku o uzyskanie środków z funduszu sołeckiego. Nie daje też kompetencji sołtysowi do modyfikacji złożonego wniosku. Zgodnie z art. 4 ust 2 w/w ustawy wniosek danego sołectwa uchwala zebranie wiejskie z inicjatywy sołtysa, rady sołeckiej lub co najmniej 15 pełnoletnich mieszkańców sołectwa.
Z uzasadnienienia do poddanej nadzorowi uchwały wynika że wniosek sołectwa Byszów został złożony po terminie i zawierał wskazanie planowanych do wydatkowania środków w wysokości znacznie przewyższającej te środki które zostały określone dla sołectwa […]
Kolegium Izby stwierdziło że zgodnie z art. 4 ust 5 i 6 ustawy o funduszu sołeckim sołtysowi przysługuje prawo do podtrzymania złożonego wniosku, który został odrzucony przez Wójta. Do wyłącznej właściwości rady gminy należy rozpatrzenie tego wniosku. Wniosek ten jednak nie powinien być modyfikowany przez sołtysa, gdyż zgodnie z w/w przepisami Rada ma rozpatrzeć ten sam wniosek który odrzucił Wójt.”

Uchwała nr 6512009 z dnia 30 grudnia 2009 roku Kolegium Regionalnej Izby Obrachunkowej w Kielcach