Informowanie o funduszu podstawą sukcesu

    Od tego w jaki sposób urząd gminy, a potem sołtys, czy sołtyska będą informować o funduszu sołeckim zależy w ogromnej mierze powodzenie funduszu sołeckiego. Jeszcze przed wejściem w życie ustawy o funduszu sołeckim, w wielu zainteresowanych środowiskach pojawiały się wątpliwości – czy nie będzie za trudno, czy nie będzie za mało, czy warto się w to angażować. Sama ustawa przecież niewiele zmienia jeśli rozwiązania, które wprowadza, nie są znane obywatelom i obywatelkom.
    Podobnie rzecz ma się z uchwałą urzędu gminy dotyczącą wyodrębnienia funduszu sołeckiego – przyjęcie uchwały nie gwarantuje realizacji przedsięwzięć z funduszu. Tak samo jest w sołectwie – trudno jest przyjść na zebranie wiejskie, jeśli nie wiadomo w jakim celu lub że w ogóle jest zwoływane. Zarówno mieszkańcy, jak i sołtysi muszą wiedzieć co można zrobić – jak i kiedy przyjąć wniosek do funduszu, jaka kwota jest przeznaczona na dane sołectwo, jakie przedsięwzięcia mogą być zrealizowane z tych środków
    Jak widać na każdym poziomie, zarówno ogólnokrajowym, jak i gminnym, czy sołeckim bardzo istotne jest informowanie – w taki sposób, aby informacja trafiła do osób zainteresowanych i była dla nich zrozumiała. Bez wiedzy trudno jest cokolwiek prawidłowo zrealizować.

    Jak o funduszu informuje gmina

    Skoncentrujmy się na poziomie gminy – na tym czy, jak i kiedy urząd gminy informuje sołtysów i mieszkańców o funduszu sołeckim. W ustawie o funduszu sołeckim podane są terminy – uchwałę o wyodrębnieniu funduszu należy podjąć do 31 marca, informację o kwocie funduszu dla poszczególnych sołectw przekazuje się do 31 lipca, zaś wnioski do funduszu muszą być uchwalone przez zebrania wiejskie do 30 września każdego roku. Poza tym nie ma żadnej szczegółowej informacji na temat tego jak i kogo należy informować o tym, że fundusz sołecki został wyodrębniony w gminie i o tym jakie są związane z nim możliwości.
    Dotychczasowe doświadczenie pokazuje, że gminy różnie postępują w tej kwestii. Czasami wprowadzenie funduszu sołeckiego jest szeroko konsultowane jeszcze przed przyjęciem uchwały przez radę gminy, zaś po przyjęciu uchwały organizowane są spotkania szkoleniowe dla sołtysów, bądź indywidualne konsultacje z tym związane. Do obsługi funduszu często wyznaczona zostaje jedna osoba z urzędu – najczęściej skarbnik lub sekretarz. Osoba ta przechodzi szkolenie i w ciągu roku może odpowiedzieć na pojawiające się pytania i wątpliwości. Zdarza się niestety również, że przyjęcie uchwały o wyodrębnieniu funduszu sołeckiego z gminnego budżetu jest jedynym działaniem, po którym sołtysi zostają pozostawieni samym sobie.
    Informowanie i rozwiązywanie problemów na bieżąco wydaje się najbardziej opłacalne dla wszystkich w gminie – jest wtedy większa szansa, że wnioski do funduszu zostaną uchwalone, że będą prawidłowe, więc zaakceptuje je najpierw urząd gminy, a potem regionalna izba obrachunkowa, w końcu, że przedsięwzięcie zostanie zrealizowane.
    Skuteczne przekazanie informacji na temat funduszu sołeckiego jest szczególnie istotne w pierwszym roku jego funkcjonowania w danej gminie – wtedy jest najwięcej pytań, wątpliwości i obaw. Stopniowo wszyscy przyzwyczają się do tego co  i kiedy należy zrobić. Tym ważniejsze jest, żeby już w pierwszym roku nauczyć się jak najlepiej i najbardziej efektywnie pracować z funduszem sołeckim – nauka ta procentuje bowiem w przyszłości.

    Co można znaleźć na internetowych stronach gmin

    Poszukując dobrych praktyk związanych z informowaniem o funduszu przeszukaliśmy pod tym kątem internet i strony internetowe urzędów gminy. Poniżej przedstawiamy kilka przykładów tego jak gminy informują o tym, że wyodrębniły fundusz sołecki, o tym czym jest fundusz sołecki i co w związku z nim może się wydarzyć.

    Przykładem koniecznego minimum informacji o funduszu sołeckim może być strona internetowa gminy Goleniów, na której można znaleźć tekst ustawy o funduszu sołeckim, informację na temat tego ile środków przypada poszczególnym sołectwom, jak również wzór przykładowego wniosku do funduszu sołeckiego. Informacje te nie są jednak w żaden sposób omówione, możemy więc założyć, że skorzystają z nich te osoby, które  już wcześniej wiedziały czym jest fundusz sołecki, że został przyjęty w gminie itp.
    Na stronie goleniowskiego BIP-u można znaleźć ponadto instrukcję prawidłowego ubiegania się o uruchomienie środków w ramach funduszu sołeckiego i wzór rozliczenia z wykonania wydatków, wzór rozliczenia z wykonanego w sołectwie przedsięwzięcia, wzór wniosku o uruchomienie środków przyznanych w ramach funduszu sołeckiego  i wzór uchwały zebrania wiejskiego w sprawie funduszu. Wydaje się, że niektóre z tych dokumentów naprawdę powinny zostać omówione, ponieważ wykraczają poza procedury przyjęte w ustawie. Warto więc, omówić czemu służy ich wprowadzenie, czy są one konieczne, czy może mają być udogodnieniem i tak naprawdę nie trzeba ich stosować. Na stronie natomiast widnieją wzory dokumentów.
 
    Biuletyn Informacji Publicznej gminy Kiwity zawiera zakładkę dotyczącą jednostek pomocniczych, w której umieszczono, między innymi, uchwałę rady gminy i wyodrębnieniu funduszu sołeckiego na rok 2010, jak również listę wniosków przyjętych do realizacji w ramach funduszu sołeckiego w 2010. Informacje te nie są omówione, co więcej, nie ma żadnej informacji na temat tego co dzieje się w związku z funduszem w tym roku – np. czy został wyodrębniony, czy nie. 

    Na stronie internetowej gminy Dzierzkowice widnieje obszerna informacja na temat tego czym jest fundusz sołecki, co mówi ustawa, co musi zrobić sołectwo, aby uzyskać środki z funduszu, jak również tego, ile pieniędzy przypada na każde sołectwo. Pod tekstem podany został również numer telefonu, pod którym można uzyskać więcej informacji oraz wzór przykładowej uchwały zebrania wiejskiego. Niestety na stronie nie umieszczono aktualnych informacji dotyczących tego roku i funduszu sołeckiego na rok 2011. Na stronie BIP-u w uchwałach rady gminy można znaleźć uchwałę wyodrębniającą fundusz sołecki na rok 2011 – stąd wiemy, że fundusz został ponownie wyodrębniony.

    Na stronie Biuletynu Informacji Publicznej gminy Stare Czarnowo znajdujemy dość szczegółowe omówienie funduszu sołeckiego – po co został wprowadzony, jakie przedsięwzięcia można realizować w jego ramach. Równocześnie jednak pod tekstem wprowadzającym znajduje się tekst zarządzenia wójta gminy, w którym wójt określa sposób realizowania procedur związanych z funduszem sołeckim. Co zaskakujące, rozpisane przez wójta procedury są dużo bardziej szczegółowe, niż te zawarte w ustawie. Wprowadzony został na przykład obowiązek formalnego sprawozdawania się co pół roku z postępu w realizacji poszczególnych przedsięwzięć w ramach funduszu. Tego typu dodatkowe procedury zdecydowanie powinny zostać szeroko uzasadnione. Koncepcja funduszu sołeckiego zakładała bowiem, że będzie to narzędzie możliwe proste pod względem biurokratycznym – zarówno dla gminy, jak i dla sołectwa. Mnożenie w tym wypadku obowiązków sołtysa w związku z funduszem sołeckim wydaje się zupełnie nieuzasadnione.

    Strony internetowe urzędów gminy, czy też strony Biuletynów Informacji Publicznej, nadal nie są podstawowym źródłem informacji dla sołtysów i mieszkańców. Równocześnie niewątpliwie stają się coraz bardziej znaczącym źródłem informacji. Ponadto umieszczanie informacji na stronie internetowej nie powoduje dodatkowych kosztów, nie wymaga zbyt dużego wysiłku – jest proste i bardzo skuteczne. Bardzo istotna jest jednak ciągłości informacji na stronie – powinny one być umieszczane regularnie, kiedy coś nowego dzieje się w danej sprawie. Wydaje się, że jeżeli chodzi o fundusz sołecki, informowanie o nim pozostaje dalekie od ideału – mało jest omówień, informacji praktycznych, przykładów. Nacisku nie kładzie się na to, aby ktoś zrozumiał po co i dlaczego warto zająć się funduszem sołeckim, lecz jak zrobić to w sposób poprawny pod kątem proceduralnym. Już taka informacja pomaga,  pozostałymi jednak koniecznym minimum.