Interesują mnie dokumenty dotyczące funduszu sołeckiego. Czy mogę otrzymać je w formie elektronicznej na swoją skrzynkę mailową?

Tak, ponieważ jest to informacja publiczna. Jeśli zażądamy udostępnienia informacji publicznej w formie elektronicznej, urząd zobowiązany jest zrealizować to żądanie. Bądź wykazać, iż urząd nie posiada możliwości technicznych, czyli skanera, aparatu cyfrowego, bądź np. telefonu komórkowego z aparatem fotograficznym. Udzielając odpowiedzi na powyższe pytanie posłużmy się przykładem wniosku Stowarzyszenia Liderów Lokalnych Grup Obywatelskich (SLLGO), który został  skierowany do burmistrza gminy Szubin w ramach monitoringu funduszu sołeckiego.

Wnioskuję o informację dotyczącą funduszu sołeckiego, żądając  jej w formie elektronicznej...

SLLGO wystąpiło do burmistrza gminy Szubin z wnioskiem o udostępnienie informacji publicznej w zakresie funduszu sołeckiego. Zażądaliśmy udostępnienia dokumentów w formie elektronicznej, czyli przesłania skanów w formacie .pdf na adres skrzynki mailowej stowarzyszenia.

...organ gminy odmawia - co wtedy?

Burmistrz wydając decyzję poinformował stowarzyszenie, że urząd nie dysponuje odpowiednimi środkami technicznymi by udostępnić informację w sposób wskazany we wniosku, tj. w postaci plików .pdf, a wymienione we wniosku dokumenty zostaną udostępnione do wglądu w siedzibie Urzędu Miejskiego w Szubinie w godzinach pracy urzędu (z uzasadnienia decyzji SKO).

Stowarzyszenie zaskarżyło decyzję burmistrza do Samorządowego Kolegium Odwoławczego w Bydgoszczy.

Stanowisko zajmuje SKO

SKO uchyliło decyzję burmistrza o odmowie udostępnienia informacji, stwierdzając iż urząd ma obwiązek udzielić odpowiedzi na wniosek o informację publiczną w takiej formie, jaką określi sam wnioskujący o informację.

Jeśli urząd zwraca uwagę na problemy techniczne związane ze sposobem udostępnienia, zobowiązany jest wykazać, że nie posiada w całym urzędzie, jak pisze SKO w Bydgoszczy: skanera, cyfrowego aparatu fotograficznego lub nawet telefonu komórkowego wyposażonego w taki aparat. Jeśli żądanie dotyczy elektronicznej formy udostępnienia nam dokumentów (mogą to być np. faktury czy rachunki potwierdzające wydatki z funduszu sołeckiego).

SKO argumentowało, iż […] obowiązkiem organu jest przesłanie informacji publicznej albo przeniesienie jej na odpowiedni, powszechnie stosowany nośnik informacji. Burmistrz Szubina był więc zobowiązany do przesłania żądanej informacji na wskazany adres poczty elektronicznej. Burmistrz Szubina dysponuje bowiem własnym adresem poczty elektronicznej "ugim@ugim.szubin.pl", na który przekazany został wniosek o udostępnienie informacji publicznej i adres ten został opublikowany na stronie Biuletynu Informacji Publicznej Gminy Szubin, zatem organ dysponuje możliwościami technicznymi do przekazania informacji w formie elektronicznej. Odrębną kwestią jest format plików wskazanych we wniosku i skoro organ pierwszej instancji, jak sam twierdzi, nie dysponuje możliwościami przygotowania obrazów (skanów) dokumentów w formacie .pff, winien poinformować wnioskodawcę, w jakim formacie może przygotować pliki.

W tym miejscu należy zauważyć, że powszechnie stosowane systemy operacyjne i oprogramowanie graficzne razem z nimi dostarczane umożliwiają korzystanie z wielu, nie tylko komercyjnych, formatów zapisywania obrazów skanowanych dokumentów, a do przygotowania obrazów dokumentów konieczne jest posiadanie skanera, cyfrowego aparatu fotograficznego lub nawet telefonu komórkowego wyposażonego w taki aparat. Burmistrz Szubina nie wykazał w żaden sposób, że nie dysponuje odpowiednim sprzętem do wykonania skanów wskazanych przez wnioskodawcę dokumentów albo że np. posiadane dokumenty są tak dużych rozmiarów (format papieru), co uniemożliwia ich zeskanowanie posiadanym sprzętem [...]

Co z tego wynika dla zwykłego obywatela?

Jeśli interesują nas dokumenty funduszu sołeckiego - możemy zwrócić się do gminy w trybie wniosku o udostępnienie informacji publicznej, określając formę udostępnienia informacji, np. elektroniczną, która nie wiąże się z żadnymi kosztami po stronie wnioskującego. W razie problemów technicznych wójt, burmistrz czy prezydent nie może tak po prostu odesłać nas do wizyty w urzędzie, lecz zobowiązany jest uzasadnić swoją odmowę udostępnienia informacji. Musi dokładnie wykazać, iż w całym urzędzie nie dysponuje żadnym skanerem, aparatem cyfrowym bądź telefonem komórkowym, jeśli żądamy udostępnienia dokumentów w formie elektronicznej.

Wydając decyzję SKO-43/128/2011 Samorządowe Kolegium Odwoławcze w Bydgoszczy wyraźnie napiętnowało działanie burmistrza Szubina, który tak po prostu odsyła wnioskującego do urzędu.

Co więcej, jeśli interesujące dokumenty są już udostępnione w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP) - urząd zobowiązny jest udzielić nam dokładnej informacji, gdzie w BIP, na stronie www. urzędu owe dane się znajdują. Więcej na ten temat można dowiedzieć się tutaj.

Wniosek o informację publiczną może wystosować każdy, nie podając żadnych(!) danych osobowych. Może być  to wniosek ustny, pisemny, wysłany drogą elektroniczną itp. Jeśli organ, tak jak burmistrz gminy Szubin, będzie chciał wydać decyzję odmowną - zawsze może zwrócić się do wnioskującego o podanie koniecznych do tego danych osobowych. We wszystkich kwestiach związanych z informacją publiczną zapraszamy do korzystania z bezpłatnych porad Pozarządowego Centrum Dostępu do Informacji Publicznej (22 844 73 55, dip@lgo.pl).

Decyzja SKO w Bydgoszczy (sygn. akt SKO-43/128/2011) z 9 stycznia 2012 roku dostępna jest tutaj.